Le sourcing, sourçage, marketing Achats ou encore études et échanges préalables avec les opérateurs économiques (article 4 du Décret du 25 Mars 2016) consiste en l’étude du marché Fournisseurs afin d’évaluer sa capacité à répondre à un besoin.

Cette pratique est autorisée par la réglementation à condition qu’elle ne déroge pas aux principes qui régissent la commande publique : liberté d’accès à la commande publique, égalité de traitement entre les candidats et transparence des procédures.

Les enjeux et les limites du sourcing

L’article 4 du Décret n°2016-360[1] donne la règle et les limites en droit des marchés publics : « Afin de préparer la passation d'un marché public, l'acheteur peut effectuer des consultations ou réaliser des études de marché, solliciter des avis ou informer les opérateurs économiques de son projet et de ses exigences ». Il ne s’agit donc pas de déterminer à l’avance quel sera le titulaire du contrat, mais de comprendre le marché Fournisseurs et améliorer sa stratégie Achats.

En pratique, il est conseillé, par nécessité de transparence, de retranscrire la phase de sourçage et les grandes lignes demandées aux différentes entreprises. Il n’est pas nécessaire de retranscrire les entretiens mot à mot, mais par nécessité de transparence il convient d’assurer la traçabilité du Sourcing en faisant un compte-rendu de chaque rendez-vous.

Un avis de pré-information peut également être utilisé, même si ce n’est pas son but premier, afin de réaliser la publicité de son sourcing et inciter les fournisseurs qui le souhaitent à se faire connaître auprès de l’acheteur.

Enfin, une fois la consultation lancée, les acheteurs doivent respecter le « cône de silence » c’est-à-dire qu’aucun renseignement ne doit être donné aux entreprises en dehors des questions-réponses tracées et rendues publiques.

Attention, le sourcing n’est pas là pour définir le besoin mais pour s’assurer que son expression sera cohérente avec les capacités du marché Fournisseurs. Il est donc recommandé de connaître globalement le besoin avant le sourcing pour donner matière aux échanges avec les entreprises consultées. D’autres solutions existent pour aider l’acheteur à la définition du besoin, comme l’utilisation du dialogue compétitif ou le recours à une Assistance à Maîtrise d’ouvrage (AMO).

Quels sont les risques attachés à une absence de sourcing ?

L’absence de sourcing est susceptible d’engendrer :

1) Un cahier des charges non cohérent avec la réalité du marché Fournisseurs. Dans ce cas, les entreprises soumissionnaires ne peuvent pas répondre au besoin (risque d’infructuosité) ou proposent une solution avec laquelle elles ne sont pas à l’aise. Cela peut conduire à une inflation des prix (les soumissionnaires provisionnant une marge pour risques), à une mauvaise exécution du marché ou à la conclusion d’avenants.

2) Un allotissement non pertinent. L’acheteur doit tenir compte de la structuration du marché Fournisseurs pour s’assurer que l’allotissement qu’il prévoit est pertinent. Les meilleures entreprises peuvent passer leur chemin (notamment les PME) si l’allotissement (a fortiori l’absence d’allotissement) ne leur permet pas d’exprimer pleinement leurs expertises.

3) Une mauvaise définition des exigences minimales. Bien distinguer le nécessaire de l’accessoire, le périmètre des exigences minimales de celui de valorisation des offres, est une clef la performance Achats. Entendre les Fournisseurs sur ce que sont leurs offres « standards » permet de limiter le risque de « sur-qualité ».

4) Une mauvaise appréciation du budget utile et du montant estimé. S’il ne s’agit pas de demander une offre commerciale aux fournisseurs, les entendre sur un ordre de grandeur (ce que les anglo-saxons appelle un prix ROM - Rough Order of Magnitude) permet de valider le budget alloué et de définir un montant estimé.

5) L’usage de critères d’analyse des candidatures et des offres insuffisamment pertinents. Sans passer par le sourcing, les critères de sélection et les pondérations associées peuvent manquer de pertinence et conduire à de mauvais choix. Il peut être difficile de valoriser tel ou tel élément de candidature ou d’offre, alors que l’on sait qu’il participe pleinement à la satisfaction du besoin et apporte une « plus-value ».

6) Un déficit d’innovation sur un marché pourtant propice. Dans ce cas, l’acheteur se contentera d’une solution basique, alors qu’il pourrait considérer d’autres solutions, par le mécanisme de variantes ou d’options.

Sourcer ou non le marché Fournisseurs doit être décidé à l’aune des enjeux attachés au marché à passer (nature du besoin, risques, complexité, montant financier, …) et de la nécessité ou non de nourrir sa stratégie d’achat.

Comment réaliser un sourcing efficace ?

Un sourcing efficace est :

1) Un sourcing adapté, en particulier aux enjeux du dossier Achats. Le sourcing est en général peu pratiqué par les acheteurs faute d’une ressource indispensable : le temps. Il est donc nécessaire de prioriser les dossiers Achats sur lesquels le sourcing sera réalisé :

Dans le cas où le sourcing peut aider à préciser le besoin : Est-ce un nouveau besoin ? Mon besoin est-il complexe à définir ? Mes prescripteurs sont-ils capables d’exprimer un besoin de manière fonctionnelle ? Le secteur est-il très innovant ?
Dans le cas où mon marché est peu attractif : De nombreux fournisseurs sont-ils susceptibles de répondre au marché ? Ai-je besoin de stimuler la concurrence en amont pour maximiser les réponses ?
Dans le cas où je souhaite atteindre des objectifs en matière de développement durable : Quelles sont les entreprises locales dans le secteur ? Peuvent-elles répondre à tout ou partie du besoin ? Quelle est l’offre en termes de produits ou services éco-responsables et quel est le surcoût associé ?
Dans le cas où mon marché présente un fort enjeu économique : Quel est le coût associé à chacune de mes clauses ? Jusqu’où dois-je allotir pour maximiser le nombre de réponses sur chaque lot ?

2) Un sourcing préparé. Afin de maximiser le temps passé par l’acheteur, mais aussi par les entreprises, il est conseillé d’identifier clairement en amont de son sourcing les objectifs poursuivis par celui-ci :

Connaissance de l’offre : Ai-je besoin d’évaluer la capacité de mon marché à répondre à mon besoin (entreprises locales, …)
Secteur adapté et protégé : Est-ce un marché que je souhaite réserver au secteur adapté et protégé ? Dans ce cas, il m’est utile d’évaluer la capacité du marché à répondre à mon besoin
Surcoût associé à certaines exigences : Le recours à certaines exigences justifie-t-il leurs surcoûts éventuels ?

Il est conseillé de formaliser en amont une grille d’entretiens, permettant de recenser l’ensemble des questions à poser et ainsi de structurer les échanges avec les fournisseurs.

3) Un sourcing bien conduit

Le sourcing doit permettre de collecter de l’information de la part du marché Fournisseurs et non lui en donner. Il faut donc veiller à ce que l’information donnée ne puisse jamais être considérée comme rompant l’égalité de traitement entre les candidats.
Le sourcing n’est pas une étape de sélection des candidats : l’acheteur doit veiller à adopter une attitude neutre vis-à-vis des fournisseurs. Il ne s'agit pas tant de connaître les entreprises que leurs offres.
Le sourcing n’est pas une négociation, il n’y a rien à obtenir du fournisseur à ce stade.
Enfin, il est conseillé de prendre des notes suite aux questions posées afin de pouvoir exploiter son sourcing (voir ci-après).

4) Un sourcing exploité

Une bonne pratique consiste à rédiger une synthèse de son sourcing pour en identifier les impacts sur :

La stratégie Achats : Choix de la procédure, allotissement, critères de sélection des candidatures et des offres, ouverture ou non à variantes…
La définition du besoin : Priorisation de certaines exigences, reformulation fonctionnelle des besoins…

Bien veiller également à lister les éléments de besoin qui ont été transmis aux fournisseurs lors du sourcing, ces éléments devront nécessairement figurer à l'AAC et au cahier des charges afin de ne pas rompre l’égalité de traitement entre les candidats.

Exemple : Réalisation d’un sourcing pour maximiser l’approvisionnement local dans un marché de denrées alimentaires.

Quels sont les outils pour réaliser son sourcing ?

Il n’existe pas de recette miracle pour effectuer un sourcing : tout dépend du domaine achats et du temps Acheteur disponible. Néanmoins, plusieurs possibilités s’offrent à l’acheteur pour mieux connaître son marché Fournisseurs, ici présentées en fonction du temps qu’elles mobilisent :

1) Recherches internet : sites internet spécialisés, annuaires des entreprises, catalogues Fournisseurs, etc.,

2) Presse professionnelle,

3) Etudes de marché,

4) Salons, colloques,

5) Syndicats interprofessionnels,

6) Rencontres bilatérales avec les fournisseurs,

7) Les systèmes collaboratifs : Systèmes plus sophistiqués types « boîte à idées » qui permettent de recueillir les avis et innovations des entreprises.

En conclusion

Bien que règlementé dans le cadre de la commande publique, investir du temps en amont de son marché pour réaliser un sourcing permet souvent de gagner du temps lors de la rédaction du DCE et d’atteindre ses objectifs en termes de stratégie Achats.

[1] Décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics - Article 4

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